工作邮箱写作技巧,职场人都在用的邮箱写作方_实习报告

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小编:邮箱一直在办公工具中扮演着重要角色,集成了沟通、资料管理、日程管理甚至于企业的OA系统等均有关联。也许你已

今天,小编为职场达人倾囊相授纯干货,请搬好小板凳仔细阅读哦!邮箱一直在办公工具中扮演着重要角色,集成了沟通、资料管理、日程管理甚至于企业的OA系统等均有关联。也许你已混迹职场十余载,但今天分享的工作邮箱写作技巧定会让你有所收获~

一.邮箱的使用价值

请思考转个身就可以沟通的事情是否有必要使用邮件

答案是非常有必要。原因有以下几点

1.人类的大脑记忆时长是有迹可循的,尤其是当事物过多时很容易产生遗忘或发生记忆错误,而电子邮件则是帮助你进行记忆存储的有效方式,同时可通过抄送、密送等通知让相关人员及时的了解项目进展。

2.当发生冲突时可充当有利的证据,仿制客户或同事之间扯皮,邮件往来可作为保护自己的利器。

3.如果你有定期整理总结工作的习惯,邮件还可作为工作回顾及总结的重要方式。

二. 邮箱使用场景及注意事项

1.工作汇报

首先是汇报的及时性,领导安排的重要工作每日汇报、工作完成时需汇报、每周或定期针对工作进行总结性汇报,学会成为一个更专业的职场人。其次汇报内容掌握重点,前因后果、目的、完成情况、工作计划缺一不可。如:于**时间开始此项工作,之前做了***,目前已完成**%,剩余哪些没有完成,预计完成时间。当邮件内容为项目总结时,需将成果、收获、不足、如何改正等进行一个深刻的总结。

2.项目商务对接

项目对接可归纳为两种情况,项目前期未成交的商务洽谈环节,已成交的后期合作环节。无论是处于哪个过程专业性的体现都必不可少。首先需注意邮件发布格式,主题清晰,问候语、署名、邮件签名等设置必不可少。本人目前在使用的TOM会员邮箱中有电子名片功能,有需要的朋友可以参考一下,使用电子名片作为底部介绍与邮件一起发出,大学生就业网官网,可加深客户印象同时可快速找到你。

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其次,注意何时该用好邮件。首先所有涉及方案、报价、协议类文件、数据等定要通过邮件发送。其次,所有涉及谈预算、方案协议修改意见等所有细节合作细节的对接。可为你后期节省很多不必要的麻烦。

3.邮件确认证据留存

首先确保需求双方对于邮件内容的理解一致,可经过协商后走邮件或邮件发出后进行电话沟通。其次,所有与工作相关的交接、工作安排、数据资料等,建议都通过确认邮件的形式发布,同时抄送给领导或者相关同事。切忌因为贪图一时方便而产生误解造成不利影响。分享一个很好用的小工具,本人目前使用随心邮处理邮件,男生最吃香的十大专业,是一款可在微信中处理邮件的方式,包括新邮件无限量提醒、附件在线预览、语音直接翻译邮件正文、安全分享给微信好友还可自定义分享预览时间等,有近20多项好用的功能,而且非常省电省流量。目前是完全免费对TOM邮箱用户开放的哦~有需要的可以用一下,对效率提升帮助明显。

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4.事件通知

通知类邮件通常是公司有相关的抉择以及放假通知安排等,通常无需回复。收件人注意执行,发件人发送前注意检查好接收成员无遗漏,同时将发送内容描述清楚即可。

三.正确使用邮件办公的几点小建议

1.邮件内容结构化:先目标、再结果、再过程,重点分明,善于使用加粗和颜色进行区分。

2.邮件发送目的和结果注重发信内容语气,领导和客户要尊重谦卑、同事间也需多用谢谢 请等语气助词。同时要跟进确认是否得到回复,回复后是否有具体执行的进展是关键。一切以结果为导向。

3.邮件发布前检查:本人习惯至少是2-3次自检后再行发出。第一遍检查是否有错别字或语句不通,附件是否正确。第二遍检查核心内容是否阐述明确,对方能否看懂。第三遍配图及发布后展示效果检查,建议先给自己发一封核实下效果。邮件通常发送给领导或重要客户,切忌不容出错。若发出后及时发现错误有弥补方法。目前市面上如TOM vip等邮箱品牌通常设有邮件撤回功能,误发邮件24小时内可撤回。一旦发现问题可及时性补救。

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关于工作邮箱写作技巧先分享到这,愿各位职场人都能掌握且为工作效率的提升助力!

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